Pourquoi utiliser Codebase ?

Codebase est une plateforme de support qui permet de créer des tickets pour chaque demande (Bug, question, amélioration). Cela permet de désencombrer les boîtes mails mais également de cibler la personne à qui s’adresse la demande.

Les tickets sont ainsi assignés aux différents utilisateurs concernés pour plus d’efficacité.

Codebase permet de regrouper toutes vos questions et demandes en un seul endroit et de garantir que le bon interlocuteur vous répondra.

Une bonne utilisation de Codebase vous garantit donc un support de qualité 👍

Inscription

C’est l’équipe d’Octopix qui va vous créer un compte. Une fois que cela est fait, vous recevrez un mail avec un lien à suivre. Celui-ci vous permettra de créer votre mot de passe. Vous recevrez ensuite un second mail afin de valider votre adresse email.

Maintenant que votre compte est créé, vous pouvez vous connecter à notre plateforme Codebase via l’adresse : octopix.codebasehq.com.

Création d’un ticket

La première étape est d’aller dans la partie « Your Projects » et de sélectionner le projet pour lequel vous désirez ouvrir un ticket.

Une fois dans le projet, cliquez tout simplement sur le bouton « New Ticket » en haut à droite.

Le nouveau ticket s’ouvre, il ne reste plus qu’à le compéter correctement.

• Subject : Ecrivez le sujet du ticket : un titre bref et clair pour le retrouver facilement après.
• Message : Décrivez l’objet du ticket plus en détails. N’hésitez pas à être le plus précis possible en ajoutant les URL. Vous avez la possibilité de mettre certains éléments en gras et en italique via la petite barre de mise en forme au dessus de la zone de texte. Si elle n’est pas présente, cliquez sur « Full text Editor » en haut à droite de la zone de texte pour la faire apparaître.

Les propriétés

En dessous de la zone de texte principale se trouve un petit cadre avec plusieurs onglets. Le premier onglet est celui des propriétés (« Properties »).

• Status : Le statut permet de savoir où en est le ticket et qui doit faire une action. Lorsque vous créez un ticket, choisissez « En attente d’Octopix ». Lors de chaque mise à jour de ticket, vérifiez que le statut soit correct et donc « En attente d’Octopix » pour que nous y réagissions ou « En attente du client » s’il demande encore une action de votre côté. Les statuts sont normalement assez parlants, à vous de voir celui qui correspond le mieux. Le but du jeu est bien sûr de finir avec tous les tickets clôturés.
• Priority : Si vous encodez plusieurs tickets et que vous souhaitez que nous traitions certains en priorité, vous pouvez augmenter leur niveau de priorité.
• Category : Nous classerons nous-même le ticket dans la catégorie adéquate, vous pouvez laisser « Général » par défaut.
• Ticket type : Idem que pour Category, nous classerons nous-même le type de ticket.
• Assigned User : Lors de la création d’un ticket, il est indispensable d’assigner le ticket à un membre de l’équipe d’Octopix afin que nous soyons notifiés de la création de ce ticket. Par défaut, assignez le ticket à votre gestionnaire de projet qui le réassignera si nécessaire.

Les pièces jointes

Si vous souhaitez joindre une capture d’écran, un document ou n’importe quelle autre pièce jointe à votre ticket, cela se fait dans l’onglet « Attachements ».

Il vous suffit de sélectionner le/les fichier.s à attacher au ticket.

Les « Watchers »

Par défaut, les utilisateurs qui voient un ticket sont : le créateur du ticket et l’utilisateur à qui il a été assigné.

Si vous désirez ajouter d’autres personnes, allez dans l’onglet « Watchers » et cochez le nom des utilisateurs qui verront le ticket.

Envoi du ticket

Votre ticket a un titre ? Un message ? Les propriétés sont correctement remplies et le ticket assigné à un utilisateur ? Si cela s’avérait nécessaire, avez-vous joint les documents ou captures d’écran et permis à certains utilisateurs de suivre le ticket ?

Si la réponse est oui, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton vert « Create ticket ».

Si vous avez encore des questions concernant l’utilisation de Codebase, n’hésitez pas à nous envoyer un mail.

Les bonnes pratiques

• Une demande par ticket : Ne regroupez pas plusieurs demandes dans un seul ticket. Toutes les demandes ne seront sans doute pas gérées par la même personne donc c’est plus simple pour nous si une demande = un ticket.
• Soyez précis : En cas de tickets liés à problème repéré sur le site, donnez-nous un maximum d’infos : capture d’écran, système d’exploitation et navigateur sur lequel le problème est arrivé, modèle du smartphone, mieux vaut donner trop d’infos que pas assez. Le site What’s my Browser peut vous aider à trouver ces infos.